Tích hợp

Lotics kết nối với các công cụ mà đội ngũ của bạn đã sử dụng để dữ liệu chảy giữa các hệ thống mà không cần nhập lại thủ công. Mọi tích hợp đều xây dựng trên cùng nguyên tắc: OAuth hoặc API key bảo mật để xác thực (Lotics không bao giờ lưu mật khẩu), đồng bộ hai chiều để cả hai hệ thống luôn cập nhật, và cung cấp đầy đủ dưới dạng kích hoạt và hành động trong quy trình để bạn có thể tự động hóa xuyên công cụ mà không cần code.

Triết lý tích hợp

Tài khoản kết nối có phạm vi tổ chức. Khi một thành viên kết nối Gmail hoặc Google Drive của họ, quy trình do bất kỳ ai trong tổ chức tạo đều có thể sử dụng kết nối đó. Một người ủy quyền, toàn bộ đội ngũ hưởng lợi.

Tất cả tích hợp được quản lý từ Cài đặt > Tài khoản kết nối. Mỗi tài khoản kết nối hiển thị trạng thái, thành viên đã ủy quyền và quy trình nào đang sử dụng. Trợ lý AI cũng có thể hướng dẫn bạn kết nối tài khoản: mô tả những gì bạn muốn tự động hóa và nó sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình OAuth và thiết lập quy trình cho bạn.

Mọi tích hợp hoạt động hai chiều. Thay đổi trong Lotics đẩy sang hệ thống kết nối (gửi email, tạo file, phát hành hóa đơn). Sự kiện từ hệ thống bên ngoài kích hoạt quy trình trong Lotics (email đến, file mới trong thư mục, tin nhắn khách hàng, giao dịch ngân hàng). Đồng bộ hai chiều này có nghĩa Lotics trở thành trung tâm nơi tất cả dữ liệu vận hành hội tụ.

Email: Gmail và Outlook

Kết nối tài khoản Gmail hoặc Microsoft Outlook qua OAuth. Sau khi kết nối, bạn có thể gửi email trực tiếp từ Lotics, thủ công qua trợ lý AI hoặc tự động qua quy trình. Email được gửi từ địa chỉ email thật của bạn, nên người nhận thấy tin nhắn từ bạn, không phải từ địa chỉ hệ thống chung.

Kích hoạt email đến

Khi email mới đến khớp với tiêu chí của bạn (người gửi, tiêu đề, nhãn), Lotics tự động bắt đầu quy trình. Quy trình nhận toàn bộ email: tiêu đề, nội dung, người gửi và tệp đính kèm. Các bước AI sau đó có thể trích xuất dữ liệu từ tệp đính kèm, tạo hoặc cập nhật bản ghi và chuyển công việc đến đúng thành viên.

Ví dụ: Nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email. Lotics phát hiện email, AI trích xuất chi tiết từ PDF đính kèm, tạo bản ghi trong bảng hóa đơn, đối chiếu số lượng và giá với đơn đặt hàng tương ứng, đánh dấu sai lệch và thông báo cho đội tài chính. Không ai cần mở email thủ công.

Hành động gửi email đi

Các bước quy trình có thể soạn và gửi email sử dụng dữ liệu từ bản ghi và các bước trước. Các mô hình phổ biến bao gồm xác nhận đơn hàng, nhắc thanh toán, gửi tài liệu (đính kèm PDF đã tạo vào email) và chuỗi theo dõi được kích hoạt bởi thay đổi trạng thái.

Lưu trữ đám mây: Google Drive và OneDrive

Kết nối Google Drive hoặc Microsoft OneDrive để truy cập file lưu trữ trên đám mây. Quy trình có thể đọc tài liệu từ thư mục cụ thể, xử lý bằng AI và ghi kết quả trở lại. Tệp đính kèm trên bản ghi có thể đồng bộ với thư mục chỉ định để tổ chức file hiện tại của bạn vẫn nguyên vẹn.

Đọc và xử lý tài liệu

Cho các đội quản lý hợp đồng, chứng chỉ hoặc tài liệu tuân thủ trong thư mục chia sẻ, tích hợp này có nghĩa Lotics có thể lấy phiên bản mới nhất của tài liệu, trích xuất ngày hoặc giá trị quan trọng bằng AI và cập nhật bản ghi tự động.

Kích hoạt khi có file mới

Khi tài liệu mới xuất hiện trong thư mục được giám sát, quy trình có thể kích hoạt để xử lý. Điều này hữu ích cho các đội nhận tài liệu từ bên ngoài qua thư mục chia sẻ (chứng từ vận chuyển, tờ khai hải quan, hợp đồng đã ký).

Hỗ trợ SharePoint

Thư viện tài liệu SharePoint được hỗ trợ thông qua tích hợp OneDrive. Tổ chức dùng Microsoft 365 có thể kết nối trực tiếp các team site mà không cần cấu hình bổ sung.

Nhắn tin: Zalo và Facebook

Zalo Official Account

Zalo là nền tảng nhắn tin chủ đạo tại Việt Nam. Lotics tích hợp với Zalo Official Account (OA) để doanh nghiệp có thể giao tiếp trực tiếp với khách hàng từ quy trình:

• Gửi đi: Gửi thông báo đến khách hàng, bao gồm xác nhận đơn hàng, cập nhật giao hàng, nhắc lịch hẹn và biên lai thanh toán
• Nhận vào: Nhận yêu cầu và tin nhắn khách hàng, sau đó kích hoạt quy trình để định tuyến, phản hồi hoặc tạo bản ghi tự động
• Mẫu tin nhắn: Gửi tin nhắn mẫu có cấu trúc với dữ liệu lấy từ bản ghi (trạng thái đơn hàng kèm mã vận đơn, ETA giao hàng kèm địa chỉ)

Trang Facebook

Kết nối trang doanh nghiệp và Lotics có thể gửi tin nhắn qua đó, nhận yêu cầu khách hàng và kích hoạt quy trình khi có tin nhắn mới. Cho doanh nghiệp xử lý giao tiếp khách hàng qua Facebook Messenger, yêu cầu chảy vào Lotics tự động và có thể theo dõi, phân công và phản hồi cùng với công việc vận hành khác.

Cả Zalo và Facebook đều hỗ trợ tin nhắn mẫu với dữ liệu có cấu trúc từ bản ghi, nên thông báo trông chuyên nghiệp và bao gồm thông tin cụ thể mà khách hàng cần.

Nền tảng doanh nghiệp Việt Nam

Doanh nghiệp Việt Nam hoạt động theo các yêu cầu quy định và hạ tầng cụ thể: hóa đơn điện tử cho tuân thủ thuế, tích hợp ngân hàng nội địa cho đối soát thanh toán và tiêu chuẩn thanh toán bằng QR. Lotics tích hợp với các nền tảng xử lý các yêu cầu này một cách tự nhiên.

Ví dụ thanh toán đầu cuối

Các tích hợp này đặc biệt có giá trị khi kết hợp. Một quy trình có thể phát hành hóa đơn điện tử trong WinInvoice khi bản ghi bán hàng hoàn thành, tạo mã VietQR để khách hàng thanh toán, gửi mã QR qua Zalo hoặc email, và đối chiếu giao dịch ngân hàng đến từ Vietcombank để đóng vòng tự động. Toàn bộ chu trình từ hóa đơn đến xác nhận thanh toán được theo dõi tại một nơi mà không cần nhập dữ liệu thủ công.

Webhook

Cho các hệ thống mà Lotics không tích hợp trực tiếp, webhook cung cấp điểm kết nối phổ quát.

Webhook đến

Mỗi kích hoạt webhook trong quy trình nhận được URL HTTPS tự động tạo. Bất kỳ hệ thống bên ngoài nào có thể gửi yêu cầu HTTP POST (ERP, nền tảng thương mại điện tử, thiết bị IoT, ứng dụng tùy chỉnh) đều có thể kích hoạt quy trình Lotics bằng cách gửi dữ liệu JSON đến URL đó.

Dữ liệu webhook đến có sẵn như dữ liệu có cấu trúc trong quy trình. Bạn có thể trích xuất trường, tạo hoặc cập nhật bản ghi, chạy xử lý AI và kích hoạt hành động tiếp theo. Hỗ trợ xác minh chữ ký để bạn có thể xác nhận yêu cầu đến từ nguồn tin cậy.

Webhook đi

Webhook đi hoạt động như hành động trong quy trình. Khi bản ghi thay đổi hoặc quy trình đến bước cụ thể, Lotics gửi HTTP POST với dữ liệu sự kiện đến endpoint của bạn. Điều này giữ cho dashboard bên ngoài, data warehouse hoặc hệ thống cũ đồng bộ với dữ liệu Lotics.

Sắp ra mắt

Lotics đang tích cực mở rộng thư viện tích hợp. Nền tảng không giới hạn ở các tích hợp liệt kê ở trên — bất kỳ loại phần mềm nào đều có thể kết nối. Các tích hợp sắp tới và đang lên kế hoạch bao gồm:

• Kế toán — QuickBooks, Xero, MISA, Fast Accounting
• CRM — Salesforce, HubSpot, Zoho CRM
• Thương mại điện tử — Shopify, WooCommerce, Lazada, Shopee
• ERP — SAP, Odoo, Oracle NetSuite
• Quản lý dự án — Jira, Asana, Monday, Linear, Trello
• Hạ tầng đám mây — AWS, Google Cloud, Azure
• Công cụ lập trình — GitHub, GitLab, Slack, Discord
• Logistics — API hãng tàu, cổng hải quan, sàn vận tải
• Nhân sự & Bảng lương — BambooHR, Gusto, hệ thống bảng lương nội địa
• Giao tiếp — Telegram, WhatsApp Business, cổng SMS

Tích hợp mới được thêm thường xuyên dựa trên nhu cầu khách hàng. Nếu bạn cần tích hợp cụ thể, liên hệ đội Lotics — kết nối tùy chỉnh thường có thể xây dựng nhanh chóng.

Trong khi chờ đợi, webhook và REST API cung cấp khả năng kết nối phổ quát cho bất kỳ hệ thống nào có thể gửi hoặc nhận yêu cầu HTTP. Hầu hết tích hợp có thể thực hiện ngay hôm nay thông qua quy trình dựa trên webhook mà không cần chờ connector tích hợp sẵn.

REST API

Lotics API cung cấp quyền truy cập lập trình đầy đủ vào mọi thứ trong không gian làm việc: bảng, bản ghi, chế độ xem, quy trình, mẫu tài liệu, file và tài khoản kết nối. API tuân theo quy ước REST với request và response body dạng JSON. Đặc tả OpenAPI 3.1.0 được công bố tại https://api.lotics.ai/v1/openapi.json.

API key được tạo trong Cài đặt > API Keys và có phạm vi trong một tổ chức. Xem tài liệu REST API để biết chi tiết xác thực, endpoint có sẵn, giới hạn tốc độ và ví dụ code.

Câu hỏi thường gặp

Lotics có lưu mật khẩu email hoặc thông tin đăng nhập lưu trữ đám mây không?

Không. Tất cả tích hợp sử dụng ủy quyền OAuth 2.0. Lotics nhận token truy cập có phạm vi, không bao giờ mật khẩu của bạn. Bạn có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào từ cài đặt tài khoản Google, Microsoft hoặc nền tảng.

Nhiều thành viên có thể kết nối tài khoản riêng của họ không?

Có. Mỗi thành viên có thể kết nối Gmail, Outlook hoặc tài khoản khác của riêng họ. Quy trình chỉ định tài khoản kết nối nào sử dụng, nên bạn kiểm soát email nào gửi từ địa chỉ nào.

Điều gì xảy ra nếu token tài khoản kết nối hết hạn?

Lotics tự động làm mới token OAuth trước khi hết hạn. Nếu làm mới thất bại (ví dụ: người dùng thu hồi quyền truy cập), bước quy trình sẽ thất bại với lỗi rõ ràng và tài khoản kết nối sẽ hiển thị là đã ngắt kết nối trong Cài đặt để bạn có thể ủy quyền lại.

Tôi có thể dùng webhook để kết nối Lotics với ERP không?

Có. Thiết lập kích hoạt webhook trong quy trình Lotics để nhận sự kiện từ ERP. ERP gửi HTTP POST với dữ liệu sự kiện (đơn hàng mới, cập nhật tồn kho, trạng thái lô hàng) và Lotics xử lý tự động. Bạn cũng có thể gửi dữ liệu trở lại ERP bằng hành động webhook đi trong quy trình.

Tích hợp nền tảng Việt Nam có sẵn trên tất cả các gói không?

Có. Tích hợp WinInvoice, Vietcombank, VietQR và PayOS có sẵn trên tất cả các gói Lotics. Thiết lập bao gồm kết nối tài khoản doanh nghiệp trong Cài đặt > Tài khoản kết nối, và trợ lý AI có thể hướng dẫn bạn qua quy trình.

Nếu tôi cần tích hợp không có trong danh sách thì sao?

Lotics đang tích cực xây dựng thêm các tích hợp dựa trên nhu cầu khách hàng. Cho bất kỳ hệ thống nào chưa được hỗ trợ trực tiếp, webhook và REST API cung cấp khả năng kết nối phổ quát: bất kỳ công cụ nào có thể gửi hoặc nhận yêu cầu HTTP đều có thể trao đổi dữ liệu với Lotics. Liên hệ đội Lotics để trao đổi yêu cầu.