Xử lý Tài liệu
Lotics xử lý toàn bộ vòng đời chứng từ cho đội vận hành: đọc chứng từ đầu vào bằng AI, đối chiếu dữ liệu giữa các bản ghi liên quan và tạo chứng từ đầu ra từ mẫu. Thả tài liệu vào cuộc trò chuyện hoặc thiết lập trigger email — AI đọc tài liệu, nhập dữ liệu và phát hiện sai lệch trước khi bất kỳ thứ gì được gửi đi.
Đọc chứng từ đầu vào
AI đọc và trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ bất kỳ tài liệu nào bạn làm việc cùng. Tải file lên trong cuộc trò chuyện, đính kèm vào bản ghi hoặc nhận qua email — AI hiểu bố cục và lấy ra các trường quan trọng. Không cần mẫu định sẵn hay vùng OCR.
Tài liệu đọc được: PDF (đánh máy và scan), ảnh chụp, file Word, bảng tính Excel, file CSV và nội dung email.
Dữ liệu trích xuất: AI nhận dạng các trường như số hóa đơn, ngày tháng, danh mục chi tiết, tổng tiền, số container, tên tàu, địa chỉ và bất kỳ dữ liệu có cấu trúc nào khác trong tài liệu. Bạn có thể chỉ định chính xác những gì cần trích xuất, hoặc để AI tự xác định các trường liên quan.
Ngôn ngữ: Tiếng Việt và tiếng Anh được hỗ trợ tự nhiên, bao gồm tài liệu đa ngôn ngữ (ví dụ: vận đơn có tiêu đề tiếng Anh và mô tả hàng hóa tiếng Việt). Cũng hỗ trợ tiếng Trung, Nhật, Hàn, Thái và tất cả các ngôn ngữ châu Âu chính.
Độ chính xác: Với tài liệu đánh máy tiêu chuẩn như hóa đơn và vận đơn, độ chính xác trích xuất thường trên 95%. Với tài liệu viết tay hoặc scan chất lượng thấp, AI đánh dấu các trường có độ tin cậy thấp để người xem xét thay vì đoán. Bạn luôn xem lại trước khi dữ liệu được lưu.
Các loại tài liệu phổ biến
| Loại tài liệu | Dữ liệu được trích xuất |
|---|---|
| Hóa đơn | Nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, chi tiết mục, tổng phụ, thuế, tổng cộng, điều khoản thanh toán, thông tin ngân hàng |
| Vận đơn (Bill of Lading) | Người gửi, người nhận, tàu, chuyến, cảng, số container, số seal, hàng hóa, trọng lượng |
| Đơn đặt hàng | Người mua, nhà cung cấp, số PO, chi tiết mục, địa chỉ giao hàng, ngày giao, điều khoản thanh toán |
| Tờ khai hải quan | Số tờ khai, nhà nhập khẩu/xuất khẩu, mã HS, hàng hóa, số lượng, giá trị, xuất xứ, thuế |
| Biên bản kiểm tra | Người kiểm tra, số container, tình trạng, mô tả hư hỏng, ước tính sửa chữa, đạt/không đạt |
| Lệnh giao hàng | Người nhận, số container, mã giải phóng, địa điểm lấy/giao hàng, thời gian miễn phí, phí lưu kho |
| Biên nhận cổng | Số container, kích thước, tình trạng, chủ sở hữu, số seal, tài xế, biển số xe, thời gian |
| Phiếu đóng gói | Mã lô hàng, mô tả hàng, số lượng, trọng lượng, số thùng, kích thước |
AI thích ứng với từng loại tài liệu mà không cần cấu hình riêng. Cùng một công cụ trích xuất xử lý hóa đơn từ các nhà cung cấp khác nhau với bố cục khác nhau.
Đối chiếu chứng từ
Sau khi dữ liệu được trích xuất, Lotics có thể tự động so sánh giá trị giữa các tài liệu và bản ghi liên quan. Điều này phát hiện lỗi mà kiểm tra thủ công bỏ sót, đặc biệt ở khối lượng lớn.
| Nội dung kiểm tra | Ví dụ |
|---|---|
| Tổng hóa đơn so với chi tiết mục | Tổng các mục chi tiết có khớp với tổng ghi trên hóa đơn không? |
| Vận đơn so với xác nhận booking | Số container, tên tàu và cảng có khớp không? |
| Số lượng giao so với đơn đặt hàng | Chúng ta có nhận đúng số lượng đã đặt không? |
| Đơn giá hóa đơn so với đơn giá hợp đồng | Nhà cung cấp có tính đúng giá đã thỏa thuận không? |
| Tờ khai hải quan so với hóa đơn thương mại | Giá trị và số lượng khai báo có khớp không? |
| Biên bản kiểm tra so với lệnh giao hàng | Tình trạng container có nhất quán tại thời điểm bàn giao không? |
Khi phát hiện sai lệch, bản ghi được đánh dấu, người chịu trách nhiệm được thông báo và quá trình xử lý có thể tạm dừng cho đến khi vấn đề được giải quyết. Mọi tài liệu được kiểm tra với mọi bản ghi liên quan, mỗi lần.
Tạo tài liệu PDF
Lotics tạo PDF theo hai cách:
Thiết kế từ đầu — Mô tả cho trợ lý AI những gì bạn cần ("tạo mẫu hóa đơn với logo của chúng tôi, bảng chi tiết mục, điều khoản thanh toán và thông tin ngân hàng") và nó xây dựng mẫu HTML/CSS. Mẫu sử dụng biến được điền dữ liệu bản ghi khi tạo tài liệu. Hỗ trợ phần lặp cho chi tiết mục, nội dung có điều kiện (ví dụ: chỉ hiển thị khai báo hàng nguy hiểm khi cần) và toàn quyền kiểm soát bố cục bao gồm kích thước và hướng trang. Kết quả là PDF được trình bày chuyên nghiệp.
Điền biểu mẫu có sẵn — Tải lên biểu mẫu PDF bạn đang sử dụng (biểu mẫu chính phủ, tờ khai hải quan, tài liệu ngành tiêu chuẩn). Lotics phát hiện các trường biểu mẫu, bạn ánh xạ chúng với dữ liệu và nó tạo PDF đã điền. Bố cục giữ nguyên — Lotics chỉ điền vào chỗ trống.
Các đội thường tạo PDF nào
- Hóa đơn và phiếu ghi nợ
- Biên nhận cổng vào và cổng ra
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Tờ khai hải quan
- Báo giá và đề xuất
- Chứng nhận và biên bản kiểm tra
- Xác nhận giao hàng
- Bất kỳ biểu mẫu hoặc báo cáo nào doanh nghiệp của bạn tạo lặp đi lặp lại
Tạo tài liệu Excel
Tải lên mẫu .xlsx với định dạng, công thức và bố cục của công ty bạn. Đánh dấu vị trí cần điền dữ liệu. Khi tạo tài liệu, Lotics điền mẫu với dữ liệu trực tiếp từ bản ghi của bạn.
Chi tiết mục tự động mở rộng. Một dòng mẫu cho chi tiết mục trở thành bao nhiêu dòng tùy cần — 5, 50 hoặc 500. Công thức (tổng phụ, thuế, tổng cộng) tự động điều chỉnh khi dòng mở rộng.
Định dạng được giữ nguyên. Ô gộp, định dạng có điều kiện, vùng in, ngắt trang, header và footer — kết quả trông giống hệt bảng tính được làm thủ công.
Nhân bản sheet. Cần một sheet cho mỗi khách hàng hoặc mỗi lô hàng? Một sheet mẫu nhân bản cho từng mục, với dữ liệu được điền theo sheet.
Các đội thường tạo Excel nào
- Báo cáo tài chính và tổng hợp lãi lỗ
- Manifest hải quan và phiếu đóng gói
- Bảng kiểm kê tồn kho
- Bảng đối chiếu thanh toán
- Xuất dữ liệu cho đối tác cần định dạng Excel
- Bất kỳ bảng tính nào đội bạn hiện đang xây dựng thủ công từ dữ liệu
Tạo tài liệu Word
Tải lên mẫu .docx với các biến giữ chỗ. Lotics điền biến với dữ liệu bản ghi và tạo tài liệu Word hoàn chỉnh. Hỗ trợ phần lặp (lặp qua chi tiết mục, phí hoặc bất kỳ danh sách nào) và nội dung có điều kiện (bao gồm hoặc loại trừ phần dựa trên dữ liệu).
Bạn có thể đánh dấu biến trực quan — chọn văn bản trong bản xem trước tài liệu và thay thế bằng biến — hoặc gõ trực tiếp các biến giữ chỗ trước khi tải lên.
Các đội thường tạo Word nào
- Hợp đồng và thỏa thuận
- Đề xuất và báo giá
- Thư chính thức và chứng nhận
- Báo cáo có phần tường thuật
- Bất kỳ tài liệu nào người nhận cần file Word
Gửi email kèm tài liệu
Mẫu email cho phép bạn gửi email có thương hiệu, dựa trên dữ liệu trực tiếp từ Lotics. Mẫu bao gồm dòng tiêu đề, người nhận mặc định (to, cc, bcc) và nội dung HTML — tất cả đều có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ bản ghi. Đính kèm tự động PDF hoặc file Excel đã tạo vào email.
Các đội thường gửi email nào
- Gửi hóa đơn kèm file PDF đính kèm
- Xác nhận booking kèm chi tiết lô hàng
- Nhắc thanh toán kèm số dư còn nợ
- Cập nhật trạng thái kèm thông tin theo dõi
- Báo cáo hàng tuần/hàng tháng gửi theo lịch
Kết nối mọi thứ
Sức mạnh của xử lý tài liệu trong Lotics là đọc, kiểm tra, tạo và gửi đều kết nối với cùng một nguồn dữ liệu. Hóa đơn đầu vào được AI đọc, dữ liệu nhập vào bản ghi, số liệu được đối chiếu với đơn đặt hàng, và nếu mọi thứ khớp, email xác nhận được gửi đi — tất cả từ cùng một không gian làm việc, sử dụng cùng dữ liệu, với đầy đủ nhật ký kiểm toán.
Mẫu được tạo một lần và tái sử dụng trên tất cả bản ghi. Trợ lý AI có thể xây dựng mẫu từ mô tả trong vài phút. Tài liệu đã tạo được lưu dưới dạng tệp đính kèm trên bản ghi liên quan, có thể tải về bất kỳ lúc nào.
Câu hỏi thường gặp
Lotics đọc được những định dạng tài liệu nào?
PDF (bao gồm scan), hình ảnh (JPEG, PNG), tài liệu Word (.docx), file Excel (.xlsx), file CSV và nội dung email. AI xử lý tài liệu trực quan, nên ngay cả ảnh chụp biểu mẫu viết tay cũng có thể trích xuất được.
Lotics tạo được những định dạng tài liệu nào?
PDF (từ mẫu HTML hoặc điền biểu mẫu PDF có sẵn), Excel (.xlsx từ mẫu với công thức tự động mở rộng), Word (.docx từ mẫu có vòng lặp và điều kiện) và email HTML có thương hiệu kèm tệp đính kèm.
AI có trích xuất được dữ liệu từ tài liệu tiếng Việt không?
Có. Tiếng Việt và tiếng Anh đều được hỗ trợ tự nhiên. AI xử lý tài liệu đa ngôn ngữ và thuật ngữ kinh doanh tiếng Việt.
Làm sao để tạo mẫu?
Yêu cầu trợ lý AI: "tạo mẫu PDF hóa đơn với logo của chúng tôi, chi tiết mục và điều khoản thanh toán." Hoặc tải lên file có sẵn (.xlsx, .docx hoặc biểu mẫu PDF) và ánh xạ các biến. Mẫu được quản lý trong Cài đặt.
Tài liệu đã tạo có được lưu trữ không?
Có. Mọi tài liệu đã tạo được lưu dưới dạng tệp đính kèm trên bản ghi liên quan. Bạn có thể tải về bất kỳ lúc nào, và nhật ký kiểm toán cho thấy chính xác thời điểm tạo và từ dữ liệu nào.
Tôi có thể dùng biểu mẫu PDF hiện có không?
Có. Tải lên bất kỳ PDF nào có trường biểu mẫu. Lotics phát hiện các trường, bạn ánh xạ chúng với dữ liệu bản ghi, và nó điền rồi làm phẳng PDF. Bố cục gốc được giữ nguyên.